Gesendete E Mails im freigegebenen Postfach speichern bei Microsoft 365 Exchange Online

In Microsoft 365 Exchange Online arbeiten viele Unternehmen mit freigegebenen Postfächern etwa für Support Vertrieb oder Buchhaltung. Ein häufiges Problem dabei ist dass gesendete E Mails nicht im Ordner Gesendete Elemente des freigegebenen Postfachs landen sondern nur im persönlichen Postfach des sendenden Benutzers. Das erschwert die Nachvollziehbarkeit und sorgt regelmäßig für Verwirrung im Team.

Mit einer gezielten PowerShell Konfiguration lässt sich dieses Verhalten zuverlässig korrigieren.

Standardverhalten bei Senden als oder Senden im Auftrag von

Wenn Benutzer über die Berechtigung Senden als oder Senden im Auftrag von verfügen speichert Exchange Online die gesendete Nachricht standardmäßig nur im eigenen Postfach des Benutzers. Das freigegebene Postfach bleibt leer obwohl es aus Sicht vieler Administratoren logisch wäre dass dort ebenfalls eine Kopie abgelegt wird.

Gerade in Team Postfächern führt das zu Problemen da Kollegen nicht sehen können welche Antworten bereits verschickt wurden.

Lösung über PowerShell

Microsoft stellt dafür zwei spezifische Postfacheinstellungen bereit. Diese sorgen dafür dass gesendete Nachrichten zusätzlich im Ordner Gesendete Elemente des freigegebenen Postfachs gespeichert werden.

Der folgende PowerShell Befehl aktiviert beide Optionen für ein freigegebenes Postfach

Connect-ExchangeOnline
Set-Mailbox office@firma.de
MessageCopyForSentAsEnabled $true
MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Get-Mailbox office@firma.de | 
fl MessageCopyForSentAsEnabled,MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Nach der Ausführung werden E Mails sowohl bei Senden als als auch bei Senden im Auftrag von korrekt im freigegebenen Postfach archiviert.

Praxiserfahrungen aus Reddit

In mehreren Reddit Diskussionen berichten Administratoren dass diese Einstellung besonders in Support Szenarien als unverzichtbar gilt. Viele beschreiben dass Anwender zuvor mit Workarounds gearbeitet haben etwa mit gemeinsam genutzten Benutzerkonten was aus Sicherheits und Compliance Sicht problematisch ist.

Nach Aktivierung der beiden MessageCopy Optionen wird häufig positiv hervorgehoben dass Transparenz und Teamarbeit deutlich verbessert werden. Einige Nutzer weisen darauf hin dass die Änderung nicht rückwirkend wirkt sondern nur für neu gesendete E Mails gilt.

Rückmeldungen aus dem Microsoft Support Forum

Auch im Microsoft Support Forum taucht dieses Thema regelmäßig auf. Dort bestätigen Microsoft Moderatoren dass das Verhalten technisch so vorgesehen ist und bewusst nur per PowerShell geändert werden kann.

Mehrere Beiträge weisen darauf hin dass Administratoren nach der Umstellung oft Support Tickets einsparen da Anwender nicht mehr nach verschwundenen E Mails fragen. Besonders in Kombination mit Outlook und OWA funktioniert die Lösung laut Erfahrungsberichten stabil und ohne Nebenwirkungen.

Wichtige Hinweise aus der Praxis

Die Einstellung gilt nur für das jeweilige Postfach und muss bei mehreren freigegebenen Postfächern einzeln gesetzt werden. Bestehende Berechtigungen müssen nicht neu vergeben werden. Die Änderung greift in der Regel innerhalb weniger Minuten kann in Einzelfällen aber etwas verzögert sein.

Für hybride Umgebungen mit lokalem Exchange ist zu beachten dass die Konfiguration in Exchange Online erfolgen muss.

Fazit

Wer mit freigegebenen Postfächern in Microsoft 365 Exchange Online arbeitet sollte diese PowerShell Einstellung als Best Practice betrachten. Sie sorgt für klare Kommunikation bessere Nachvollziehbarkeit und weniger organisatorisches Chaos im Arbeitsalltag.

Gerade Teams die gemeinsam aus einem Postfach heraus arbeiten profitieren erheblich von korrekt abgelegten gesendeten E Mails im freigegebenen Postfach selbst.