Vor einigen Tagen habe ich von einem Kunden eine Rückmeldung erhalten, die viele von uns betreffen könnte: E-Mails, die über Microsoft 365 gesendet werden, werden von Gmail (Google) blockiert. Der Grund, den Gmail dafür angibt, lautet „Low Reputation“. Was genau bedeutet das und wie kann man dieses Problem lösen? In diesem Beitrag möchte ich die Situation genauer erläutern und mögliche Lösungsansätze aufzeigen.

Die Fehlermeldung im Detail

Der besagte Kunde hatte versucht, eine E-Mail an seinen eigenen Kunden zu senden, erhielt jedoch einen sogenannten Non-Delivery Report (NDR) mit folgender Fehlermeldung:

„550 5.7.350 Remote server returned message detected as spam -> 550 5.7.1 [2a01:111:f403:c20b::1 19] Gmail has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked. For more information, go to: https://support.google.com/mail/answer/188131“

Diese Nachricht macht deutlich, dass Google die E-Mail aufgrund einer niedrigen Domain-Reputation als potenziell gefährlich eingestuft hat und daher blockiert.

Was ist die Domain Reputation?

Die Domain Reputation ist vergleichbar mit einem Schufa-Score, allerdings für Domains. Sie gibt an, wie vertrauenswürdig eine Domain im Kontext von E-Mail-Versand ist. Dieser „Score“ wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst, darunter:

• Qualität des Inhalts: Werden regelmäßig hochwertige und relevante Inhalte verschickt, oder handelt es sich oft um Spam?
• Anzahl und Geschwindigkeit des E-Mail-Versands: Eine hohe Versandfrequenz kann Misstrauen erregen, vor allem, wenn plötzlich viele E-Mails versendet werden.
• E-Mail-Authentifizierung: Wichtige Techniken wie DKIM (DomainKeys Identified Mail) und SPF (Sender Policy Framework) müssen korrekt eingerichtet sein.
  Unser Blogbeitrag zur Einrichtung vom DKIM.
• Bounceraten: Hohe Bounceraten, also E-Mails, die nicht zugestellt werden können, wirken sich negativ auf die Reputation aus.

Google und die strengen Regeln zur Domain Reputation

Google ist bekannt für seine strengen Richtlinien in Bezug auf die Domain Reputation. Sobald Google eine Domain als potenziell unsicher einstuft, werden E-Mails von dieser Domain blockiert, um die Nutzer zu schützen. Auf der Google Postmaster-Seite kann man die Reputation der eigenen Domain einsehen, nachdem diese mithilfe von TXT-Records verifiziert wurde.

Was kann man tun?

Um zu verhindern, dass E-Mails blockiert werden, sollte man folgende Schritte in Erwägung ziehen:

1. Überprüfung der Domain-Reputation: Nutzen Sie Tools wie die Google Postmaster Tools, um die Reputation Ihrer Domain zu überprüfen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen.
2. Optimierung der E-Mail-Authentifizierung: Stellen Sie sicher, dass SPF, DKIM und DMARC korrekt eingerichtet sind, um die Authentizität Ihrer E-Mails zu bestätigen.
3. Überprüfung der Inhalte: Achten Sie auf die Qualität und Relevanz der versendeten E-Mails. Vermeiden Sie Spam-ähnliche Inhalte und unnötige Anhänge.
4. Monitoring und Anpassung: Beobachten Sie regelmäßig die Performance Ihrer E-Mails und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an.

Tipps zur Vermeidung von Spam-Filtern: So optimieren Sie Ihre E-Mails

Überprüfen Sie die Betreffzeile auf potenzielle Spam-Auslöser

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist das erste, was Spam-Filter überprüfen. Um zu verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Großbuchstaben vermeiden: Beispiele wie „KOSTENLOSES ANGEBOT HEUTE!“ wirken schnell unseriös.
• Übermäßige Interpunktion vermeiden: Z.B. „Verpassen Sie es nicht!!“
• Typische Spam-Wörter meiden: „Schnell reich werden“, „100% kostenlos“, „Jetzt handeln“.
• Sonderzeichen sparsam einsetzen: „S₱€¢¡@L 0ffer“ kann ebenfalls als Spam eingestuft werden.

Stattdessen sollten Sie klare und prägnante Betreffzeilen verwenden, die den Inhalt Ihrer E-Mail genau widerspiegeln, z.B.:

• „Ihr monatlicher Newsletter von [Name des Unternehmens]“
• „Exklusives Angebot für [Name des Kunden]“
• „Wichtiges Update: Änderungen an unserem Service“

Überprüfen Sie den E-Mail-Inhalt auf Spam-Auslöser

Der Inhalt Ihrer E-Mail ist ebenso wichtig, um Spam-Filter zu umgehen. Hier einige Tipps:

• Werbesprache sparsam verwenden: Phrasen wie „Jetzt kaufen!“, „Zeitlich begrenztes Angebot“, „Hier klicken“ können Spam-Filter auslösen.
• Text-Bild-Verhältnis beachten: Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
• Anzahl der Links begrenzen: Zu viele Links, insbesondere zu externen Domains, können problematisch sein.
• Seriöse Links verwenden: Stellen Sie sicher, dass alle Links zu vertrauenswürdigen Websites führen.
• Alt-Text für Bilder verwenden: So bleibt Ihre Nachricht lesbar, auch wenn Bilder blockiert werden.
• Anhänge vermeiden: Verzichten Sie auf unnötige Anhänge, da diese Spam-Filter auslösen können.

Optimierung des Bild-Text- und Link-Text-Verhältnisses

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Bildern, Links und Text ist entscheidend für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Beachten Sie dabei folgende Richtlinien:

• Bild-Text-Verhältnis: Ein Verhältnis von 60:40 (Text zu Bild) ist ideal. Zu viele Bilder können als Spam eingestuft werden.
• Link-Text-Verhältnis: Halten Sie es unter 1 Link pro 100 Wörter. Zu viele Links lassen Ihre E-Mail schnell unseriös wirken.
• HTML-Text verwenden: Dadurch bleibt Ihre Nachricht auch dann lesbar, wenn Bilder blockiert sind.
• Bilder komprimieren: Große Dateigrößen können Spam-Filter auslösen und die Ladezeit verlangsamen.
• Responsives Design verwenden: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten gut aussehen.

Überprüfung der E-Mail-Signatur

E-Mail-Signaturen sind wichtig für das Branding und die Bereitstellung von Kontaktinformationen, können jedoch Spam-Filter auslösen, wenn sie nicht sorgfältig gestaltet werden. Beachten Sie diese Tipps:

• Anzahl der Links begrenzen: 1-3 wesentliche Links (z. B. Website, LinkedIn-Profil) sind ausreichend.
• Textlinks statt Bildlinks verwenden: Textlinks sind sicherer und vermeiden Spam-Filter.
• Verwendung großer Bilder oder Logos vermeiden: Diese können problematisch sein.
• Anhänge in der Signatur vermeiden: Fügen Sie keine Anhänge wie vCards hinzu.
• Schlichte, professionelle Schriftart wählen: Verzichten Sie auf ausgefallene oder farbenfrohe Schriftarten.
• Kurz und bündig: Halten Sie Ihre Signatur auf maximal 4-6 Zeilen.

Testen Sie Ihre E-Mails vor dem Versand

Bevor Sie eine Massen-E-Mail versenden, ist es wichtig, diese gründlich zu testen. So gehen Sie vor:

• Richten Sie Testkonten bei den wichtigsten E-Mail-Anbietern (Gmail, Outlook, Yahoo usw.) ein.
• Senden Sie eine Test-E-Mail von Ihrem Office 365-Konto an diese Konten.
• Überprüfen Sie, wo die E-Mail landet (Posteingang, Spam-Ordner oder Registerkarte „Werbung“).
• Falls sie im Spam-Ordner landet, passen Sie Betreffzeile und Inhalt an.
• Wiederholen Sie den Vorgang, bis Ihre Test-E-Mails durchgängig im Posteingang landen.

Dieser Testprozess hilft Ihnen, Probleme zu identifizieren und zu beheben, bevor sie sich auf Ihre gesamte E-Mail-Liste auswirken. Dadurch reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Office 365-E-Mails im Spam-Ordner landen.
(Quelle: helloinbox)

Fazit

Die Blockierung von E-Mails durch Gmail aufgrund einer niedrigen Domain-Reputation kann frustrierend sein, ist jedoch eine ernsthafte Angelegenheit, die nicht ignoriert werden sollte. Indem man die eigene Domain-Reputation im Auge behält und die nötigen technischen Maßnahmen ergreift, kann man das Risiko einer Blockierung deutlich reduzieren. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung bei Microsoft 365? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Kontaktieren Sie uns